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Les grades de docteur en sciences agronomiques et ingénierie biologique, docteur en sciences, docteur en sciences de l'ingénieur et docteur en art de bâtir et urbanisme sont décernés sans mention mais accompagnés d’un rapport du jury qui fait état de la qualité du travail réalisé.Ìý

Le jury, validé par le recteur, est constitué du ou des promoteurs, d'un président désigné par le président de l'Institut dans lequel la thèse a été réalisée, et de membres proposés par le comité d'accompagnement. Le secrétaire du jury est désigné parmi les membres du jury par la Commission doctorale du domaine concernée. Le présent document précise les rôles du doctorant et des membres du jury.

Avant la défense privée

La Commission doctorale du Domaine concernée souhaite que l’évaluation réalisée par le jury soit basée de façon prépondérante sur l'état de la thèse avant la défense privée et sur la prestation du candidat lors de cette épreuve. Les améliorations apportées dans la thèse finale et la qualité de la soutenance publique (exposé, réponse aux questions) interviennent ultérieurement pour moduler l'évaluation effectuée lors de la défense privée.

• Conformément au , l'ensemble des membres du jury (y compris le président) doivent être présents à la défense privée. Cette dernière peut être organisée sous forme de vidéoconférence. Un module horaire de trois heures est prévu pour la défense privée pour éviter de devoir interrompre la séance pour des contraintes horaires.
• Le premier formulaire d’évaluation de thèse (défense privée) ci-joint doit être complété par chaque membre du jury et remis au président du jury au plus tard au moment de commencer la défense privée. Le promoteur répond au second formulaire ci-joint dans lequel il donne son appréciation sur le déroulement de la thèse et les qualités du candidat.
• Le président du jury communique aux doctorants les modalités pratiques qu’il juge utiles pour la défense privée (y compris la durée et le format de la présentation) et pour la soutenance publique.
• Le doctorant remet le texte aux membres du jury un mois avant la date fixée.Ìý Le non-respect de cette règle pourra conduire à l'annulation de la défense privée de thèse.

Défense privée

La défense privée permet de mettre à jour les problèmes de fond et de forme du manuscrit et donne donc l'occasion au candidat d'amender son travail et finalement de rendre publique une thèse de meilleure qualité. Cependant cette épreuve doit aussi être l'occasion pour les membres du jury d'évaluer la façon avec laquelle le candidat répond à leurs questions et critiques.

• En cas de force majeure, un membre absent fait parvenir au Président du jury, avant la séance, un rapport écrit avec son avis motivé sur la valeur de la thèse et l'inventaire des questions qu'il souhaite poser au candidat.
• Le président du jury donne la parole aux différents intervenants, modère les discussions et tranche si nécessaire entre les commentaires et modifications demandées par les membres du jury.
• Le secrétaire du jury mentionne par écrit (sur le formulaire à compléter à l'issue de la défense) les modifications de texte et/ou les travaux scientifiques qui sont attendus pour la version finale, ainsi que les noms des membres du jury qui sont mandatés pour approuver ces modifications (en principe, le promoteur). Si l’ampleur des modifications demandées requiert un travail estimé à plus de trois mois à temps plein, une nouvelle défense privée doit être organisée.
• Le jury constate la réalisation de la formation doctorale (40 crédits d'activités de formation et de communication validés par la CDD – la confirmation, la défense privée et soutenance publique constituent 20 crédits supplémentaires, ce qui porte le total aux 60 crédits exigés par le décret Bologne).
• Le secrétaire du jury rédige également un premier draft du rapport du jury.
• Le jury propose une date pour la soutenance publique.Ìý Le délai entre la défense privée et la soutenance publique ne peut être inférieur à un mois.Ìý La date doit tenir compte du délai nécessaire au doctorant pour effectuer les modifications demandées, obtenir l’approbation des membres du jury mandatés à cet effet, et remettre ensuite son texte aux membres du jury au moins deux semaines avant la soutenance publique.
• Le président du jury communique le formulaire complété et la date proposée pour la soutenance publique au secrétariat sectoriel des Doctorats.Ìý

Entre la défense privée et la soutenance publique

• Le doctorant produit une version corrigée du texte, tenant compte des modifications et/ou travaux supplémentaire requis par le jury lors de la défense privée.Ìý Il soumet cette version corrigée aux membres du jury mandatés pour approuver les modifications.
• Les membres du jury mandatés pour approuver les modifications donnent leur accord, le cas échéant, sur la version corrigée du texte.
• Une fois cet accord obtenu, le doctorant remet son texte définitif à chacun des membres du jury, y compris le président, et ce au moins 15 jours avant la date fixée pour la soutenance publique.Ìý Il n'est pas nécessaire que cette version soit déjà, au moment de la remise aux membres du jury, imprimée dans le format de la collection des thèses UCL.Ìý
• Le doctorant remet au plus tard le jour de la soutenance publique, à chacun des membres du jury, un exemplaire de sa thèse imprimée dans la collection des thèses UCL.
• Le président du jury s’assure de la présence d'au moins deux tiers des membres du jury lors de la soutenance publique.
• Les membres absents lors de la soutenance publique envoient au président du jury, au plus tard la veille de la soutenance, un commentaire et au moins une question à poser en leur nom lors de la soutenance.Ìý Le président du jury se charge de recontacter les membres du jury concernés, s’ils n’envoient pas spontanément ce commentaire et cette question
• Les membres du jury sont invités à porter la toge.

Soutenance publique

• Les membres du jury se rassemblent à un endroit déterminé par le Président du jury (ou par le doctorant) avant la soutenance publique.
• Après la soutenance, le président du jury donne la parole aux membres du jury, et lit les commentaires et questions envoyés par les membres du jury absents.
• A l'issue de la soutenance:
  • Les membres du jury se retirent pour délibérer ;
  • Le président du jury lit le PV officiel, l'assemblée est debout;
  • Une photo du nouveau docteur et de son jury est réalisée.
• Le Secrétaire du jury complète le projet de rapport du jury et le soumet au Président du jury qui le finalise.