Proc茅dure invitation chercheur pour s茅minaire
- Envoyer un email 脿 la coordinatrice administrative de l鈥檌nstitut (anne-sophie.depondt@uclouvain.be) avec les informations suivantes :
- Date du s茅minaire
- Cr茅neau horaire souhait茅
- Local d茅sir茅
- Nom et pr茅nom de l'invit茅
- R茅servation du local : Je me chargerai de r茅server un local et vous en informerai.
- Invitation : Une fois le local r茅serv茅, envoyez-moi une invitation en format paysage (exemple en pi猫ce jointe : IREC SEMINAR 1906.pptx).
- Document d'invitation : Faites parvenir au chercheur le document ci-joint (Canevas Invitation chercheur visiteur 2024.doc) et renvoyez-le-moi compl茅t茅.
- Prise en charge des frais : Je transmettrai ce document au secteur pour la prise en charge des frais. Pour rappel, le chercheur invit茅 peut recevoir un per diem de 50鈧�/jour ou se faire rembourser sur base de pi猫ces justificatives.
- 贬茅产别谤驳别尘别苍迟 : Apr猫s accord du secteur, si le chercheur doit loger sur place, je r茅serverai l鈥檋么tel Tangla sur le site de Woluw茅. La facture de l鈥檋么tel nous parviendra directement et ne doit pas 锚tre avanc茅e par le chercheur invit茅.
- Frais de transport et de s茅jour : Ces frais doivent 锚tre avanc茅s par le chercheur invit茅 et seront rembours茅s sur base de pi猫ces justificatives (boarding pass/billets de train originaux). Utilisez le document ci-joint (copie de Demande de paiement EN.xlsx) que vous me renverrez pour transmission au secteur pour remboursement.
- Centralisation des documents : En aucun cas, ces documents ne doivent 锚tre envoy茅s directement au secteur. Envoyez-les moi afin que je puisse les centraliser et les transmettre au secteur.
Si la marche 脿 suivre n鈥檈st pas respect茅e et que l鈥檃utorisation pr茅alable du secteur n鈥檃 pas 茅t茅 obtenue tous les frais seront 脿 charge de la personne qui invite.
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